Tuto Make : automatiser votre processus de recrutement avec Airtable, Slack, Calendly, et Gmail
Un recrutement est un processus long et formalisé : un premier rendez-vous avec les ressources humaines, suivi d’un second avec les équipes concernées, et une offre (ou un refus) à la fin, et autant de mails à envoyer et de réunions à organiser. Automatisons donc ce processus grâce au scénario Make que nous allons mettre au point aujourd’hui !
Etape 1 : tout commence avec Airtable
Comme souvent lorsqu’on veut automatiser une tâche, nous devons commencer avec un tableur qui servira de centre de contrôle de toutes les étapes de notre processus. Ici, nous allons utiliser Airtable, plus adapté à la tâche que nous automatisons aujourd’hui que d’autres tableurs connectés comme Google Sheets. Voici à quoi ressemble notre base de données :
Nous pouvons maintenant nous rendre dans Make, créer un nouveau scénario et commencer avec “Airtable - Watch records” :
Etape 2 : différents scénarios
Maintenant, nous devons créer plusieurs routes selon le parcours du candidat : premier entretien ou non, accepté pour un second entretien ou non, et enfin offre finale ou non. En cas de refus, nous enverrons un mail au candidat, et en cas de passage à l’étape suivante, nous créerons un lien Calendly envoyé au candidat et un message Slack envoyé à la personne responsable de l’entretien.
Première étape donc : le premier entretien. Nous allons utiliser un routeur avec un filtre configuré comme suit :
où le filtre regarde le champ “Premier entretien” de notre tableur Airtable et regarde s’il vaut “Oui” ou “Non”.
Ensuite, nous utilisons le module Gmail pour envoyer un mot de refus s’il est refusé :
et dans le cas où le candidat est accepté, nous utilisons le module “Calendly - Create a scheduling link” suivi du module “Gmail - send an e-mail” pour envoyer un lien Calendly au candidat accepté en entretien :
Nous utilisons également le module “Slack - Create a message” pour prévenir l’équipe RH en charge du premier entretien :
Etape 3 : répéter pour les autres étapes du processus de sélection
Il ne nous reste plus qu’à ajouter à notre routeur de départ de nouveaux filtres pour créer les routes correspondant aux autres étapes de notre processus de recrutement :
A chaque fois, adaptez la route à ce à quoi elle correspond : adaptez le contenu des mails envoyés (n’envoyez pas un mail disant que votre entreprise fait une offre au candidat dans la route correspondant au refus en second entretien par exemple), et adaptez les modules à utiliser (utilisez les mêmes modules pour le deuxième entretien que pour le premier entretien, et un simple module Gmail suffit pour les options de refus et d’offre finale).
Ainsi, votre scénario final incluant tout votre processus devrait ressembler à ça, de quoi vous sauver de nombreuses heures d’organisation :
