Tuto Make : envoyer automatiquement un devis pdf à partir d’une réponse à un formulaire avec Airtable, Google Docs et Gmail

Aujourd’hui, nous allons faciliter la création de leads pour votre entreprise en vous permettant d’envoyer immédiatement un devis personnalisé à un client qui remplit un formulaire sur votre site. Nous allons utiliser pour cela Airtable (qui servira de formulaire et de base de données), Google Docs, Gmail, et bien sûr Make.

Etape 1 : créer le formulaire Airtable

Imaginons que vous soyez une entreprise qui produit du contenu pour le blog, l’Instagram ou la chaîne YouTube de vos clients. Vous voulez donc leur envoyer automatiquement un devis selon le nombre d’articles, de posts ou de vidéos qu’ils veulent. Pour cela, nous allons créer un nouvelle base Airtable :

Nous créons dans cette base tous les champs que nous allons demander à notre client : son nom, son mail, et ses besoins.

Nous créons maintenant un formulaire en cliquant sur “New : Form” dans le colonne en bas à gauche.

Nous demandons tous les champs que nous venons de créer, en n’oubliant pas d’ajouter des conditions sur les questions sur les nombre d’articles, de posts et de vidéos : nous voulons que ces questions s’affichent uniquement si le client a sélectionné “Création d’articles de blog” dans le question “Vous avez besoin de”.

Maintenant, nous ajoutons quatre colonnes de totaux à notre tableau qui calculeront le montant total de la commande de notre client (montant total pour chaque poste de la commande et montant total).

Nous ajoutons également une colonne “Date de création” en choisissant l’option “Created time” pour le type de variable.

Etape 2 : créer le modèle de devis qui sera envoyé

Nous allons créer le devis personnalisé avec Google Docs. Pour cela, nous prenons un modèle de devis, et nous préparons tous les champs que nous remplacerons avec les données des clients. Nous signalons ces champs à modifier à Make en utilisant des doubles brackets “{{}}” autour de ces champs.

Etape 3 : tout automatiser avec Make

Nous allons récupérer les nouvelles réponses à notre formulaire grâce au module “Airtable - Watch records” que nous connectons à la base Airtable que nous avons crée à l’étape 1.

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Nous pouvons maintenant envoyer les données que nous récupérons dans cette base vers un nouveau document Google Doc que nous créons à partir du template de l’étape 2 grâce au module “Google Doc - Create from template” de Make.

Choisissez le template que vous venez de créer, et pour chaque terme entre brackets que vous avez préparé, Make vous proposera de l’associer à une variable que vous avez récupéré à l’étape précédente. Voyez ci-dessus à quoi cela ressemble pour notre exemple.

Nous pouvons maintenant télécharger notre document au format pdf grâce au module “Google Drive - Download a file”, en n’oubliant pas de convertir le doc au format pdf dans les options avancées.

Il ne nous reste plus qu’à envoyer ce devis au client grâce au module “Gmail - Send an email” en renseignant l’email du client (récupéré au module 1) et la pièce jointe (récupérée au module précédent).

C’est terminé ! Voici notre scenario final :

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