Comment Envoyer le PDF de la facture à un client à partir de votre propre courriel dès qu'elle est créée sur Invoice Ninja grâce à Make ?
Si vous êtes à la recherche d'une solution efficace pour envoyer des factures via votre propre courriel, Invoice Ninja est un outil remarquable qui offre de nombreuses fonctionnalités utiles. Dans cet article, nous décrirons comment envoyer le PDF de la facture à un client à partir de votre propre courriel dès qu'elle est créée, grâce à Make.
Un aperçu d'Invoice Ninja et de ses fonctionnalités
Invoice Ninja est un logiciel de facturation en ligne qui vous permet de créer des factures professionnelles et de les envoyer à vos clients. Les fonctionnalités incluent la création de devis, la facturation récurrente, le suivi des paiements et un large éventail de modèles de factures. Cela facilite l'ensemble du processus de facturation pour votre entreprise, vous permettant ainsi d'économiser du temps et d'améliorer votre productivité.
Les avantages d'envoyer des factures à partir de votre propre courriel
Envoyer des factures à partir de votre propre courriel présente de nombreux avantages. Tout d'abord, cela renforce votre image de marque et améliore votre professionnalisme. En outre, cela facilite la communication avec vos clients car ils peuvent facilement répondre à vos courriels et demander des précisions ou des informations complémentaires. Enfin, cela vous permet de mieux gérer votre flux de travail, car vous pouvez garder une trace des factures envoyées et de celles qui ont été payées.
Comment configurer l'envoi automatique de factures via votre courriel dans Invoice Ninja grâce à Make
Pour configurer l'envoi automatique de factures via votre courriel dans Invoice Ninja grâce à Make, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Ouvrez la section « Mes paramètres » de votre compte Invoice Ninja et cliquez sur « Gérer les intégrations de courrier électronique ».
- Cliquez sur « Ajouter un compte de courrier électronique » et suivez les instructions à l'écran pour configurer votre compte.
- Après avoir configuré votre compte, sélectionnez-le dans la liste des comptes de courrier électronique disponibles pour l'envoi de factures. Ensuite, cochez la case « Activer l'envoi automatique des factures » pour que chaque facture créée soit automatiquement envoyée à partir de votre courriel.
- Vous pouvez également personnaliser le corps du courriel qui accompagne chaque facture, ajouter des pièces jointes et modifier d'autres paramètres d'envoi dans cette section.
Étapes pour connecter votre compte de courrier électronique avec Invoice Ninja
La connexion de votre compte de courrier électronique vous permet de commencer à envoyer des factures à partir de votre propre courriel. Voici comment connecter votre compte de courrier électronique avec Invoice Ninja :
- Ouvrez la section « Mes paramètres » de votre compte Invoice Ninja et cliquez sur « Gérer les intégrations de courrier électronique ».
- Cliquez sur « Ajouter un compte de courrier électronique » et suivez les instructions à l'écran pour configurer votre compte.
- Après avoir configuré votre compte, sélectionnez-le dans la liste des comptes de courrier électronique disponibles pour l'envoi de factures. Vous devez également vérifier votre compte en cliquant sur le lien de vérification envoyé par Invoice Ninja.
Comment personnaliser les modèles d'e-mails pour les factures envoyées via votre courriel dans Invoice Ninja
Invoice Ninja vous permet de personnaliser les modèles d'e-mails pour les factures que vous envoyez via votre courriel. Vous pouvez modifier leur apparence, leur contenu et les informations qui y figurent. Voici comment personnaliser les modèles d'e-mails dans Invoice Ninja :
- Ouvrez la section « Modèles d'e-mails » de votre compte Invoice Ninja.
- Cliquez sur le modèle que vous souhaitez modifier.
- Effectuez les modifications que vous souhaitez apporter au modèle.
- Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications.
Comment ajouter des pièces jointes à vos factures envoyées via votre courriel dans Invoice Ninja
Invoice Ninja vous permet d'ajouter des pièces jointes à vos factures envoyées via votre courriel. Vous pouvez y ajouter des fichiers PDF, des images, des formulaires et d'autres documents pertinents. Voici comment ajouter des pièces jointes dans Invoice Ninja :
- Ouvrez la facture que vous souhaitez envoyer dans Invoice Ninja.
- Cliquez sur « Télécharger le PDF » pour télécharger le PDF de la facture.
- Cliquez sur « Joindre un fichier » pour sélectionner le fichier que vous souhaitez ajouter en tant que pièce jointe.
- Cliquez sur « Envoyer la facture » pour envoyer la facture avec la pièce jointe incluse.
Les erreurs courantes lors de l'envoi de factures via votre courriel et comment les éviter
Il existe certaines erreurs courantes que vous pouvez rencontrer lors de l'envoi de factures via votre courriel, par exemple :
- L'envoi d'une facture à la mauvaise adresse e-mail.
- L'oubli de joindre le PDF de la facture.
- L'absence de texte ou un texte incorrect dans le corps du courriel.
Pour éviter ces erreurs, vous devez vérifier attentivement les adresses e-mail de vos clients, vérifier que vous avez joint le PDF de la facture et personnaliser le corps du courriel pour inclure des informations pertinentes telles que le numéro de facture et la date d'émission.
Comment suivre l'état des factures envoyées via votre courriel dans Invoice Ninja
Invoice Ninja vous permet de suivre l'état des factures envoyées via votre courriel. Vous pouvez savoir quand une facture a été envoyée, lue et payée. Voici comment suivre l'état des factures envoyées dans Invoice Ninja :
- Ouvrez la section « Factures » de votre compte Invoice Ninja.
- Cliquez sur la facture que vous souhaitez vérifier.
- Sur la page de la facture, vous verrez l'état actuel de la facture (par exemple, envoyée, lue, payée).
Conseils pour améliorer la communication avec vos clients lors de l'envoi de factures via votre courriel dans Invoice Ninja
Voici quelques conseils pour améliorer la communication avec vos clients lors de l'envoi de factures via votre courriel dans Invoice Ninja :
- Utilisez un ton professionnel et amical dans vos courriels.
- Personnalisez le corps du courriel pour inclure des détails pertinents sur la facture.
- Répondez rapidement aux questions et aux préoccupations de vos clients.
- Fournissez des informations de contact supplémentaires telles qu'un numéro de téléphone ou une adresse physique pour faciliter la communication.
- Assurez-vous que vos conditions de paiement sont claires et que les clients savent quand les factures sont dues.
En utilisant ces conseils, vous pourrez améliorer la communication avec vos clients, envoyer des factures de manière professionnelle et efficace et améliorer votre productivité. En fin de compte, Invoice Ninja est une excellente option pour toute entreprise qui cherche à faciliter et à améliorer sa facturation.
